所要時間を見積る<時間管理のコツ>

<時間管理のコツ シリーズ>
適切にスケジュールを策定するには、業務等を処理するのにどれくらいの時間が必要かという、所要時間の見積が重要になります。

ほとんどの業務は繰り返しおこなうルーチンワークですから、過去にその業務をおこなっていれば、その実際の所要時間(実績時間、Actual Time)を適用するか、参考にします。

問題になるのは、過去におこなったことのない新たな業務です。

この場合、例えば、業務をいくつかのタスクに分解する方法があります。以前に、業務プロセスのときに示したプロセス→アクティビティ→タスクのような細分化のイメージですね。分解したタスクの多くは、処理実績があるはずです。

また、完全に同じ業務やタスクではないが、類似しているものもあります。それらも、所要時間の推定に利用できます。異同を時間として差し引きしたり、係数を乗じる等で調整します。

過去の実績から見積りできない場合は推定することになりますが、試行というのもひとつの有益な方法です。要は、実際に(一部を)やってみる、手や頭を実際に動かしてみて、所要時間を測定する。それを所要時間の推定に利用する、ということです。
なお、見積りが目的なので、必ずしも、すべてのタスクを試行する必要はありません。
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「生涯一コンサルタント」として、ダウンシフトしながら、人生晩年を迷走中です。

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