規程、マニュアル等の記載事項

<規定、マニュアルシリーズ>
前回は規程、マニュアル等の運用についてでしたが、今回はそれらへの記載事項についてです。
(以下、規程、マニュアル、手順書の全体を「規程類」と呼びます。)

規程類に記載される事項は、業務に関するものと、規程類の体裁に関するものとに区分できます。それぞれ、ごく一般的な項目を挙げると以下の通りです。

1. 業務に関する記載
業務に関する記載は、規程類のいわば本体です。業務に即した内容であることはもちろん、それが社内に判りやすい形で記述されることが望まれます。
-意義
規程類の定められた目的や対象業務の範囲など。本文に書かれる場合もあります。

-本文
ボディ。業務ルールの記載です。特に規程の場合は、簡潔な記述がよいです。

-解説
本文を補足するもの。
規程の場合には、解説がなく、A4数ページのみで作成されるケースも散見されます。スッキリしていますが、理解不十分となり運用段階でユーザーからの質問が頻発したり、業務が記述された内容に違背する懸念が大です。作成者にとって極めて当たり前のことであっても、ユーザーがそれを容易に理解するとは思わない方がよい。ある程度のボリュームの解説は不可欠で、場合によっては解説部分をマニュアルとして層化構造とするのもよいでしょう。

-図解
本文や解説は基本的にテキスト(文字)で記述されますが、これらを判りやすく補足するため、図解を用いるのは効果的です。

2. 体裁に関する記載
体裁に関する記載とは、直接業務に関する内容以外の記述です。いわば附属物(アクセサリー)ですが、この記載の有無や良否が規程類の運用を左右することもあり、疎かにできません。

-名称

-作成年月日

-修正履歴又は修正年月日
修正履歴を順次記述するのが望ましいですが、最低でも修正年月日は必要。作成年月日と混同しないこと。

-作成部署

-管轄部署
作成部署と管轄部署が異なる場合等。

-改定の基準
これは、実際にはあまり記述されているケースはないのが実情。少なくとも、より上位の規程やマニュアルの改定に合わせて見直す必要があるはずなので、規程類の上下関係性とともに記載するのが望ましいです。
なお、めったにありませんが、時限性のあるものは改定時期を予定する必要があります。
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