規程、マニュアル等の運用

<規定、マニュアルシリーズ>
前回は規程、マニュアル等の作成についてでしたが、今回はそれらの運用について。
(以下、規程、マニュアル、手順書の全体を「規程類」と呼びます。)

規程類は社内のルールや決まり事について記述したドキュメントですから、法令などと同様に運用が非常に大切です。

1. 規程類の管轄と権限
規程類は業務ルールや決まり事を定め、内容の解釈が必要となる場合もあります。規程類を管轄する部署や組織を明確化しておくことが不可欠です。
通常は作成した部署がその後の運用段階でも管轄しますがそうでない場合もあります。管轄は規程類自体に明示し、将来、組織変更があった場合にはその記述を修正する運用が望ましいです。
(この部分は「規程、マニュアル等の作成」で書くべき内容でした…)

規程類を管轄する部署は通常対応する業務に関しても権限を有しますが、そうでない場合は担当部署が、規程類に記述する内容と乖離した業務がおこなわれないよう情報提供、モニタリング、指導し、違背があった場合はその程度に応じた処罰等を適用します。

2. 規程類のメンテナンス
企業における業務等の実態は、時間の経過により変化する場合があります。規程類を管轄する部署は、業務実態に鑑み規程類を適切にメンテナンスする責任を負います。
メンテナンスとは、主に規程類を業務実態に合わせて修正することですが、乖離の程度が大きいなど、場合によってはその全体又は大部分を廃止する、そして新たな規程類を新設する(作成する)ことも含みます。

規程類のメンテナンス

①修正

②廃止(全体又は部分)

③新設(作成)


3. 業務の適正化
もうひとつ、業務実態と規程類の乖離をなくす方法があります。それは業務の方を、規程類に合わせること。
管轄する部署又は業務を担当する他の部署が、規程類の定める内容の方が適切であり、現行業務を改革・改善する必要があると判断した場合です。
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