社内文書の例と分類(+私用メール問題)

<規定、マニュアルシリーズ>
規程、マニュアルについて書こうと思ったのですが、その前に、まず社内文書について少し整理した方がよいかと思い直しまして。

社内文書とは、ここでは、企業の所有又は管理下にあるドキュメントや紙類、サーバや媒体にある電子ファイル等を想定しています。「社内」と付けたのは、社外等それ以外との区別のため。企業に影響を与える文書には、「社外」や社内とは言い難いものもあります。例えば、代表的なのは行政からの通知の類いや契約など。

社内文書と言っても多様で、いろいろな種類、性格のものがあります。社内文書を、その作成や運用の態様によりフロー/ストック、管理の程度により公式/非公式に区分して分類例を示すと以下の通り。

フローストック
公式       業務通知、ガイド、社用メール規程、マニュアル、手順書
非公式私用メール内規、非公式手順書
 
業務通知、ガイドは、担当部署等から業務に関する指示、連絡などのために作成して、都度送られる文書。企業により呼び名はいろいろで、個人的には発牒というのが一番しっくり来ますが一般的ではないでしょうな。多くの企業では、これらを中心に日常の業務をおこなっていると思います。また、公式/フローには、業務の成果物や管理資料など他にもいろいろな社内文書が該当します。

規程、マニュアルは、業務通知と同様に担当部署等が業務に関して指示、連絡などのために作成するする文書ですが、制定又は改廃のタイミングがあることと体系的(構造的)であるところが特徴。法令のようなイメージです。今後のエントリでは、この部分を深堀りしていく予定。(あくまで予定)

正式な社内手続を得ていない規程等が、いわゆる内規です。文書化されていなければ「暗黙のルール」と呼ばれますが…。
非公式手順書とは例えば担当者のノートに書かれた作業手番のようなもの。これが社内文書かは微妙ですが、社外秘の内容が書かれていたり、それに従い作業指示をした場合には、社内文書と認識されることがあるかと。

私用メールを社内文書と呼ぶのには違和感があるかもしれません。しかし、社給PCを使い作成したり会社のインフラを使って発信したメールは、当然企業の管理下にあります。実際、大手企業やセキュリティに気をつかう企業等ではメールの監視、検閲を普通におこなっています。

なお、話が逸れますが、米国の大統領候補クリントン女史の「私用メール」問題と呼ばれるのは、ややこしいですが、これとはちょうど逆のケース。
国務長官時代に公用メールを公的なインフラを使わずに送受したことが問題とされているようです。公的メールは米国では公文書としてアーカイブされ、また大統領等に内容を知られる(NSAとかありますからね)可能性があり、それらを嫌い回避したのではないかという疑惑です。
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